Kuruyemiş distribütörünün bayi sipariş hızını 4 katına çıkardık
Türkiye'nin lider kuruyemiş üreticisinin 200+ bayilik dağıtım ağında manuel sipariş + Excel kontrolünü Işıksoft B2B Platformu ile otomatikleştirdiğimiz vaka çalışması.
- Sipariş alma süresi
- 4× hızlandı
- Bayi ağı
- 200+ aktif
- Yanlış sevkiyat
- %2.4 → %0.3
Müşteri profili
Türkiye'nin önde gelen kuruyemiş üreticilerinden biri olan müşterimiz, Marmara, Ege ve İç Anadolu'da 200'ün üzerinde aktif bayi ile çalışıyor. Ürün portföyü 800+ SKU'dan oluşuyor; SKU bazında raf ömrü 6-18 ay arası değişiyor ve her sevkiyatta lot/parti takibi zorunlu.
Not: Bu vaka çalışmasındaki müşteri, gizlilik anlaşması gereği isimsiz olarak paylaşılıyor. Süreç ve metrikler gerçek; rakamlar müşteri onayıyla yayınlandı.
Öncesi: telefonla sipariş + Excel'le kontrol
1. Bayi siparişleri telefon-WhatsApp üzerinden geliyordu
15 kişilik saha satış ekibi, bayilerden günlük siparişleri arayarak veya WhatsApp üzerinden alıyordu. Sipariş kalemleri kâğıda yazılıp ofise fakslanıyor, ofiste ERP'ye manuel girişi yapılıyordu. Bayi hangi ürünü ne miktarda istediği bilgisi 3 ayrı kişide farklı versiyonlarla duruyordu.
2. SKU karmaşası, raf ömrü kontrolü manueldi
800+ ürünün her birinin SKU kodu, paket ölçüsü, kutu adedi ve son kullanma tarihi farklıydı. Bayilerin doğru ürün-paket kombinasyonunu bulması zaman alıyor; depo ekibi sevkiyat sırasında SKT'si yakın olan lotu önceliklendirmeyi unutabiliyordu. Yıllık iadelerin %2.4'ü "yanlış ürün/lot gönderildi" gerekçesiyle dönüyordu.
3. Promosyon ve fiyat kampanyası takibi yoktu
Sezonsal kampanyalar (kuruyemiş sezonu Eylül-Şubat) tüm bayilere e-posta ile bildiriliyor; bayi indirimi sipariş anında hatırlamak zorundaydı. Yanlış fiyatla giren siparişler ayda 50-70 düzeltme talebi yaratıyordu.
4. Tahsilat ve cari hesap dağınık
Bayi cari ekstresi muhasebe ekibinden saatlerce rapor isteyerek geliyordu. Bayilerin açık fatura listesi gerçek zamanlı görünmüyor; vadeli ödemelerin durumu sadece ay sonunda fark ediliyordu.
Çözüm mimarisi
Müşteri için Işıksoft B2B Platformu + iHesap + Tahsilet entegre mimarisi kuruldu.
Modül 1: Bayi mobil sipariş uygulaması
Bayilere özel iOS/Android uygulaması — bayi mağazada ürün barkodu okutarak sipariş verir, kampanyalar otomatik fiyatla sepete düşer, lot bazlı SKT bilgisi anlık görünür. 200+ bayinin tamamı 6 ayda mobile geçti.
Modül 2: Lot/parti + SKT yönetimi
Depo yönetim modülü her ürünü FEFO (First Expired First Out) prensibine göre raf ömrü kısa olanı önce sevkeder. Sipariş anında sistem, mevcut lotlardan en uygun olanı otomatik atar; yanlış lot gönderme oranı %0.3'e indi.
Modül 3: Kampanya motoru
Yönetim panelinden sezonluk kampanya tanımlanır; bayi bazlı (ölçek/bölge/sezon) indirim kurallarıyla otomatik fiyat çıkar. Manuel düzeltme talebi ayda 1-2'ye düştü.
Modül 4: Cari hesap ve tahsilat entegrasyonu
iHesap modülü bayi cari hesabını gerçek zamanlı tutar; Tahsilet modülüyle bayi mobil uygulamadan tek-tıkla sanal POS ödemesi yapar. Açık fatura listesi bayi panelinde her zaman görünür.
Sonuç (proje sonrası 9 ay)
| Metrik | Önce | Sonra | |---|---|---| | Sipariş alma süresi (bayi/sipariş) | ~12 dakika | ~3 dakika | | Yanlış ürün/lot sevkiyat oranı | %2.4 | %0.3 | | Bayi mobil uygulama kullanımı | %0 | %92 | | Saha satış ekibi sipariş yükü | %85 | %25 | | Kampanya hatası (ayda) | 50-70 | 1-2 | | Cari ekstre talebi (ayda) | 300+ | < 10 |
Saha satış ekibinin %60'ı, sipariş alma yerine bayi ilişkisi geliştirmeye yönlendirildi. Bayi başına ortalama sipariş hacmi 9 ayda %17 arttı — daha fazla satıcı için sınırlı kapasiteyi büyütmek yerine, mevcut bayi ilişkisini derinleştirme stratejisi.
Teknik detaylar
Entegrasyon noktaları
- Müşterinin ERP'si — Logo/Mikro tabanlı, REST API çift yönlü
- GİB e-Fatura ve e-İrsaliye — otomatik UUID döngüsü
- Banka sanal POS — 4 banka (Garanti, Yapı Kredi, İş, Akbank)
- WhatsApp Business API — sipariş onayı + kargo bilgisi otomatik bayiye
Performans
- Sezon pikinde günlük 1500+ sipariş, sistem yanıt süresi < 1.5 sn
- 99.93% uptime — son 12 ayda
- Bayi mobil app crash oranı %0.05
Uzun vadeli kazanımlar
- Bayi sadakati arttı — 9 ayda terk eden bayi sayısı %3'ten %0.5'e indi
- Yeni bayi onboarding — eskiden 7-10 gün, şimdi 1 gün (mobil app kurulumu)
- Veri görünürlüğü — yönetim, hangi bayinin hangi ürün kategorisinde nasıl performans gösterdiğini gerçek zamanlı görüyor
Sonuç
Gıda toptan dağıtımında bayi siparişinin manuelliği, sadece operasyonel maliyet değil — hatalı sevkiyat, yanlış fiyat, geç tahsilat zinciri olarak şirketin marjına yansır. Doğru B2B mimarisiyle bu zincir otomatize edildiğinde, hem operasyonel kapasite serbest kalır hem bayi sadakati büyür.
Sektörünüzde benzer bir manuel sipariş sürecinden geçiyorsanız, ekibimiz keşif görüşmesinde mevcut sürecinizin sıkışık noktalarını gösterir.