Kuruyemiş distribütörünün bayi sipariş hızını 4 katına çıkardık

Müşteri profili

Türkiye'nin önde gelen kuruyemiş üreticilerinden biri olan müşterimiz, Marmara, Ege ve İç Anadolu'da 200'ün üzerinde aktif bayi ile çalışıyor. Ürün portföyü 800+ SKU'dan oluşuyor. SKU bazında raf ömrü 6-18 ay arasında değişiyor ve her sevkiyatta lot/parti takibi zorunlu.

Not: Bu vaka çalışmasındaki müşteri, gizlilik anlaşması gereği isimsiz olarak paylaşılıyor. Aktarılan süreç ve metrikler gerçektir; rakamlar müşterinin onayıyla yayımlanmıştır.

Öncesi: telefonla sipariş + Excel'le kontrol

1. Bayi siparişleri telefon-WhatsApp üzerinden geliyordu

15 kişilik saha satış ekibi, bayilerden günlük siparişleri telefonla arayarak veya WhatsApp üzerinden alıyordu. Sipariş kalemleri kâğıda yazılıp ofise fakslanıyor, ofiste de ERP'ye elle giriliyordu. Bir bayinin hangi üründen ne miktarda istediği bilgisi çoğu zaman üç ayrı kişide farklı versiyonlarla duruyordu.

2. SKU karmaşası, raf ömrü kontrolü manueldi

800+ ürünün her birinin SKU kodu, paket ölçüsü, kutu adedi ve son kullanma tarihi farklıydı. Bayilerin doğru ürün-paket kombinasyonunu bulması zaman alıyor, depo ekibi de sevkiyat sırasında SKT'si yakın olan lotu önceliklendirmeyi zaman zaman atlıyordu. Yıllık iadelerin %2.4'ü "yanlış ürün/lot gönderildi" gerekçesiyle geri dönüyordu.

3. Promosyon ve fiyat kampanyası takibi yoktu

Sezonsal kampanyalar (kuruyemiş sezonu Eylül-Şubat) tüm bayilere e-posta ile bildiriliyor, bayi de indirimi sipariş anında akılda tutmak zorunda kalıyordu. Yanlış fiyatla giren siparişler ayda 50-70 düzeltme talebi yaratıyordu.

4. Tahsilat ve cari hesap dağınık

Bayi cari ekstresi ancak muhasebe ekibinden rapor istenip saatler beklenerek alınabiliyordu. Bayilerin açık fatura listesi anlık olarak görünmüyor, vadeli ödemelerin durumu da çoğu zaman ancak ay sonunda fark ediliyordu.

Çözüm mimarisi

Müşteri için Işıksoft B2B Platformu + iHesap + Tahsilet entegre mimarisi kuruldu.

Modül 1: Bayi sipariş portalı

Bayilere özel, telefon ve tablet tarayıcısında tam uyumlu çalışan bir sipariş portalı devreye alındı. Bayi, ürünü arayıp veya barkod numarasını girerek sipariş veriyor; kampanyalar doğru fiyatla otomatik olarak sepete düşüyor, lot bazlı SKT bilgisi de anlık görünüyor. 200+ bayinin tamamı 6 ay içinde portal kullanımına geçti.

Modül 2: Lot/parti + SKT yönetimi

Depo yönetim modülü, ürünleri FEFO (First Expired First Out) prensibine göre raf ömrü kısa olandan başlayarak sevk ediyor. Sipariş anında sistem, mevcut lotlardan en uygununu otomatik seçiyor. Bu sayede yanlış lot gönderme oranı %0.3'e indi.

Modül 3: Kampanya motoru

Sezonluk kampanyalar yönetim panelinden tanımlanıyor; ölçek, bölge ve sezona göre kurgulanan bayi bazlı indirim kurallarıyla fiyat otomatik hesaplanıyor. Böylece manuel düzeltme talebi ayda 1-2'ye düştü.

Modül 4: Cari hesap ve tahsilat entegrasyonu

iHesap modülü bayi cari hesabını anlık olarak tutuyor; Tahsilet modülüyle bayi, portaldan tek tıkla sanal POS ödemesi yapabiliyor. Açık fatura listesi de bayi panelinde her zaman görünür durumda.

Sonuç (proje sonrası 9 ay)

| Metrik | Önce | Sonra | |---|---|---| | Sipariş alma süresi (bayi/sipariş) | ~12 dakika | ~3 dakika | | Yanlış ürün/lot sevkiyat oranı | %2.4 | %0.3 | | Bayi portal kullanımı | %0 | %92 | | Saha satış ekibi sipariş yükü | %85 | %25 | | Kampanya hatası (ayda) | 50-70 | 1-2 | | Cari ekstre talebi (ayda) | 300+ | < 10 |

Saha satış ekibinin %60'ı, sipariş toplamak yerine bayi ilişkilerini geliştirmeye yönlendirildi. Bayi başına ortalama sipariş hacmi 9 ayda %17 arttı. Şirket, satış ekibini büyütmek yerine mevcut bayi ilişkilerini derinleştirmeyi tercih etti ve bu tercih sonuca yansıdı.

Teknik detaylar

Entegrasyon noktaları

• Müşterinin ERP'si: Logo/Mikro tabanlı, REST API ile çift yönlü
• GİB e-Fatura ve e-İrsaliye: otomatik UUID döngüsü
• Banka sanal POS: 4 banka (Garanti, Yapı Kredi, İş, Akbank)
• WhatsApp Business API: sipariş onayı ve kargo bilgisi bayiye otomatik

Performans

• Sezon pikinde günde 1500+ sipariş, sistem yanıt süresi 1.5 sn'nin altında
• Son 12 ayda %99.93 uptime

Uzun vadeli kazanımlar

1. Bayi sadakati arttı. 9 ay içinde ağdan ayrılan bayi oranı %3'ten %0.5'e indi.
2. Yeni bayi kazandırma hızlandı. Önceden 7-10 gün süren onboarding, portal erişiminin açılmasıyla 1 güne indi.
3. Veri görünürlüğü arttı. Yönetim, hangi bayinin hangi ürün kategorisinde nasıl performans gösterdiğini anlık olarak görüyor.

Sonuç

Gıda toptan dağıtımında bayi siparişinin elle yürütülmesi, yalnızca bir işgücü maliyeti yaratmıyor. Hatalı sevkiyat, yanlış fiyat ve geç tahsilat olarak şirketin kâr marjına da yansıyor. Bu zincir doğru bir B2B mimarisiyle otomatikleştirildiğinde hem ekip kapasitesi serbest kalıyor hem de bayi sadakati güçleniyor.

Sektörünüzde benzer bir manuel sipariş sürecinden geçiyorsanız, ekibimiz keşif görüşmesinde mevcut sürecinizin sıkışan noktalarını sizinle birlikte inceler.