Lastik markası bayi ağında %70 muhasebe iş yükü azalması

Müşteri profili

Türkiye pazarında lider üç lastik markasından biri olan müşterimiz, yurt çapında 600'ün üzerinde aktif bayi ile çalışıyor. Bayilerin yaklaşık üçte ikisi Marmara, Ege ve Akdeniz bölgelerinde, kalan kısım ise iç ve doğu illerine dağılmış durumda. Aylık ortalama bayi sipariş hacmi 8 haneli rakamlara ulaşıyor; kış lastiği döneminde bu rakam ikiye katlanıyor.

Not: Bu vaka çalışmasındaki müşteri, imzalı gizlilik anlaşması gereği isimsiz olarak paylaşılıyor. Aktarılan veriler ve süreçler gerçektir; somut sayılar müşterinin onayıyla yayımlanmıştır.

Öncesi: manuel tahsilat tıkanıklığı

Müşterinin ihtiyacı birden çok katmandan oluşuyordu.

1. Bayi tahsilat süreci kişiye bağımlıydı

600 bayinin haftalık ödemelerini 6 kişilik bir muhasebe ekibi takip ediyordu. Her bayinin EFT/havale dekontu elle doğrulanıyor, banka hesap özetleri her gün indirilip Excel üzerinde karşılaştırılıyordu. Yanlış veya eksik tahsilatlar 3-5 gün gecikmeyle fark ediliyor, bu süre boyunca bayinin cari bakiyesi yanlış görünüyordu.

2. Sanal POS yoktu, ödeme manuel banka transferi ile

Bayiler ödemeyi yalnızca EFT ile bankaya gönderiyor, dekontu da WhatsApp veya e-posta üzerinden iletiyordu. Saha satış ekibi bayilerden geri dönüş almak için ciddi mesai harcıyordu. Kapatılması gereken cariler biriktikçe yeni sipariş onayları da gecikiyordu.

3. ERP entegrasyonu yoktu

Tahsilat işlemi iki ayrı sistemde yürüyordu:

• Bayi cari hesabı: şirketin dağıtım ERP'sinde tutuluyordu.
• Banka tahsilat dekontu: muhasebe ekibinin Excel dosyasında duruyordu.

İki sistem arasındaki veri akışı elle, her günün sonunda toplu girişle yapılıyordu. Bu yüzden tutarsızlıklar yüksekti ve ay sonu ile çeyrek kapanışları 5-7 iş günü sürüyordu.

4. Komisyon yönetimi karmaşıktı

Bayiler her bankanın sanal POS'unu sezona ve müşteri tipine göre farklı oranlarda kullanıyordu. Banka komisyonu ay sonunda elle hesaplanıyor, hatalar da çoğu zaman geç fark ediliyordu.

Çözüm mimarisi

Müşteriye özel olarak Işıksoft Tahsilet ve Banka POS entegrasyon modüllerinden oluşan bir mimari kurduk.

Modül 1: Banka POS havuzu

Türkiye'nin önde gelen 8 bankasının (Garanti, Akbank, İş, Yapı Kredi, TEB, QNB, Halkbank, Vakıfbank) sanal POS sistemleriyle yerleşik entegrasyon kuruldu. Bayi, sipariş ekranında ödeme yöntemi olarak istediği bankayı seçiyor; komisyon oranı arka planda otomatik hesaplanıp fatura tutarına yansıtılıyor.

Modül 2: Otomatik virman ve mutabakat

Sanal POS işlemi başarılı olduğunda:

• Banka tahsilat tutarı sistem tarafından otomatik kayıt altına alınır
• Bayinin cari hesabı anlık güncellenir
• ERP'ye otomatik tahsilat fişi düşer
• Banka hesap özeti gece toplu çekilip mutabakat raporu üretilir

Böylece manuel veri girişi ortadan kalkıyor, hata oranı %0.3'e iniyor.

Modül 3: Bayi ödeme paneli (B2B portal)

Bayilerin kendi web panellerinde:

• Açık fatura listesi (vade dahil)
• Geçmiş tahsilatlar
• Banka seçimli tek-tıkla ödeme
• Tahsilat sonrası otomatik PDF makbuz
• Vade yaklaşan faturalar için otomatik e-posta uyarısı

Modül 4: Komisyon ve mutabakat raporu

Yönetim paneli ay sonunda şu raporları otomatik üretiyor:

• Banka bazlı toplam tahsilat
• Banka bazlı komisyon (gerçekleşen ile beklenen)
• Müşteri bazlı tahsilat hızı (DSO, yani günlük satışa göre hesaplanan tahsilat süresi)
• Fark raporları (banka özeti ile sistem kaydı)

Önceden muhasebe ekibinin saatlerini alan mutabakat artık dakikalar içinde tamamlanıyor.

Sonuç (proje sonrası 6-12 ay)

| Metrik | Önce | Sonra | |---|---|---| | Muhasebe iş yükü (saat/hafta) | ~240 saat (6 kişi) | ~72 saat (2 kişi) | | Tahsilat → cari kapatma süresi | 3-5 gün | < 5 dakika (anlık) | | Hatalı/eksik tahsilat oranı | %3.5 | %0.3 | | Ay sonu kapanış süresi | 5-7 iş günü | 2 iş günü | | Bayi ödeme yapma oranı (ilk 7 gün) | %62 | %85 | | Tahsilat sonrası otomasyon | %0 | %95+ |

Muhasebe iş yükündeki %70'lik azalma yalnızca bir verimlilik kazanımından ibaret değil. Serbest kalan 4 kişilik kapasite, tahsilat takibinden alınıp finansal analiz ve bayi ilişkileri yönetimine yönlendirildi. Bu da şirketin uzun vadeli finansal sağlığı açısından kalıcı bir kazanç oldu.

Teknik detaylar

Entegrasyon noktaları

• 8 banka sanal POS: yerleşik konektörler, gece otomatik mutabakat
• Müşterinin dağıtım ERP'si: REST API ile çift yönlü
• GİB e-Fatura: otomatik fatura PDF ve UUID dönüşü
• Bayi portalı (mobil uyumlu): ödeme ve ekstre erişimi, SMS/e-posta bildirimleri
• SMS gateway: vade uyarısı ve makbuz bildirimi

Performans rakamları

• Pik saatlerde (öğleden sonra 14:00-17:00) saniyede 50+ tahsilat
• Son 12 ayda %99.95 uptime
• Banka tarafında işlem hatası %0.05 (banka sisteminden kaynaklı)

Güvenlik

• PCI DSS uyumlu sanal POS akışı; kart bilgisi bizim sistemimize hiç düşmüyor, ödeme bankanın iframe'i üzerinden alınıyor
• Bayi paneline iki faktörlü kimlik doğrulama
• KVKK kapsamında veri sınıflandırması ve erişim logu

Uzun vadeli kazanımlar

12 ay sonunda gözlemlenen ek faydalar şunlar oldu:

1. Bayi memnuniyeti puanı +0.7 puan. Manuel iletişim azaldığı için bayilerin deneyimi belirgin biçimde iyileşti.
2. Yeni bayi onboarding süresi 3 günden 1 güne indi. POS bağlantısı artık otomatik kuruluyor.
3. Finansal görünürlük arttı. Yönetim, hangi bölgede, hangi bankada ve hangi sezonda nasıl bir tahsilat eğilimi olduğunu anlık görüyor.
4. Bayi B2B sipariş hacmi +%18. Vade kapatma hızı arttıkça yeni sipariş onayları da hızlandı.

Sonuç

Kurumsal yapılarda manuel süreçler çoğu zaman "küçük tasarrufların toplamı" gibi görülür. Oysa 600+ bayili bir operasyonda bu küçük adımlar toplandığında 4 kişilik bir ekibe denk geliyor. POS entegrasyonu, otomatik virman ve ERP bağlantısını bir araya getirerek bu kayıp kapasiteyi geri kazandık.

Bu vaka çalışmasının sektörü otomotiv yedek parça ve lastik distribütörlüğü olsa da, bayi tahsilatındaki manuel yük hemen her sektörde benzer biçimde karşımıza çıkıyor. Lastik sektörüne özel modülleri lastik bayi yazılımı sayfasında topladık. Mevcut tahsilat sürecinizin nerede sıkıştığını anlamak için ekibimizle bir keşif görüşmesi yapabilirsiniz.