Güneş enerjisi panel distribütörü için proje + bayi takibi tek panelde

Müşteri profili

Türkiye'nin yenilenebilir enerji ekipman pazarında kayda değer bir oyuncu olan müşterimiz; güneş paneli, invertör, montaj aksesuarları ve enerji depolama sistemleri ithal/dağıtım yapıyor. Müşteri portföyü iki katmanlı:

• Bayi ağı (toptancı/dağıtıcı): sipariş bazında ürün alır, kendi müşterisine satar
• Montaj iş ortağı: son müşteri projesinde bizzat sahada montaj yapar; her proje için ayrı hakkediş alır

İki katmanın iş süreci farklı, eskiden ortak Excel'de yönetiliyordu.

Öncesi: proje takibi yok, hakkediş gecikiyor

1. Proje bilgisi 5 ayrı yerde duruyor

Bir güneş enerjisi projesi şu adımlardan geçer: keşif → teklif → sözleşme → ekipman tedariki → montaj → SCADA bağlama → devreye alma → fatura → hakkediş. Her adım farklı kişi, farklı dosya, farklı elektronik tablo üzerinde takip ediliyordu. Müşterinin "X projesi ne durumda?" sorusuna cevap vermek 30+ dakika sürüyordu.

2. Hakkediş ödemeleri 3 hafta gecikiyor

Montaj iş ortağı, bir projeyi bitirip hakkediş talep ettiğinde:

• Saha denetim formu (montaj kalitesi)
• Devreye alma raporu (ölçüm değerleri)
• Müşteri onay dilekçesi
• Banka virman talimatı

dört ayrı belge manuel inceleme ile bekliyordu. Hakkediş ortalama 21 gün sonra ödeniyor; iş ortakları nakit akışı sorunu yaşıyordu.

3. Stok ve sipariş, proje akışından bağımsızdı

Bayi sipariş ekranında "stoğum yetiyor mu" görünmüyordu — siparişler manuel onaylanıyor, stok kontrolü ayrı bir Excel'den yapılıyordu. Yüksek talepli dönemlerde (yaz aylarında DC kurulum sezonu) bayi siparişi 2-3 gün onay bekliyordu.

4. Garanti ve servis süreci karışık

Panel/invertör garanti süreçleri 5-25 yıl arası değişiyor; arıza talebi gelince hangi seri numarasının hangi projede kullanıldığını bulmak saatler sürüyordu.

Çözüm mimarisi

Müşteriye özel olarak tasarlanan Proje + Bayi + Hakkediş entegre mimarisi kuruldu.

Modül 1: Proje merkezi (Project Hub)

Her proje için tek bir kayıt: keşif tarihinden devreye almaya, ekipman seri numaralarından montaj fotoğraflarına kadar tüm veri tek panelde. Müşterinin her birim çalışanı (satış, mühendislik, muhasebe, saha) projeyi farklı sekme ile görüyor.

Modül 2: Bayi B2B portalı

Bayi giriş yaptığında: stok durumu (anlık), açık projelerinin durumu, açık fatura listesi, sezon kampanyaları, sipariş geçmişi. Sipariş anında stok ve sevkiyat tarihi otomatik hesaplanır.

Modül 3: Montaj iş ortağı paneli + hakkediş workflow

Montaj iş ortağı saha uygulamasından:

• Montaj fotoğraflarını yükler
• Devreye alma ölçüm değerlerini girer
• Müşteri onay imzasını alır (mobil)

4 belge tek formda yönetimine sunulur; yönetim onaylar onaylamaz banka virman talimatı otomatik oluşur. Hakkediş süresi 4 güne indi.

Modül 4: Seri no + garanti takibi

Her panel/invertör seri numarasıyla projesi eşleştirildi. Arıza talebi geldiğinde sistem otomatik:

• Seri numarasının hangi projede kullanıldığı
• Garanti süresi içinde mi
• Hangi montaj iş ortağının yaptığı
• Geçmiş arıza/servis kaydı

Servis ekibinin saatlerce süren araştırması saniyelere indi.

Sonuç (proje sonrası 12 ay)

| Metrik | Önce | Sonra | |---|---|---| | Aktif proje takibi (paralel) | 30-40 | 100-120 | | Hakkediş ödeme süresi | 21 gün | 4 gün | | Bayi sipariş onay süresi | 2-3 gün | < 4 saat | | "Proje X ne durumda?" cevabı | 30 dakika | < 1 dakika | | Garanti talebi yanıt süresi | 4-8 saat | 5-10 dakika | | İş ortağı memnuniyeti (NPS) | 32 | 68 |

Hakkediş ödemesinin 21 günden 4 güne inmesi, montaj iş ortaklarının nakit akışını rahatlattı; aynı dönemde iş ortağı sayısı %40 arttı çünkü artık ödemenin geç gelmesi caydırıcı bir faktör değildi. Kapasite arttı, müşteri ulaşılabilirlik haritası genişledi.

Teknik detaylar

Entegrasyon noktaları

• Mevcut ERP — REST API + günlük sync
• GİB e-Fatura ve e-Arşiv — otomatik UUID
• Banka virman — 3 banka API ile otomatik talimat
• SCADA platformu — devreye alma sonrası enerji verisi otomatik
• WhatsApp Business — bayi/iş ortağına otomatik bildirim

Performans

• 100+ paralel proje, panel başına ortalama yanıt 1.2 sn
• 99.91% uptime — son 12 ayda
• Mobil saha uygulaması offline-first (montaj alanında internet yoksa sonradan sync)

Uzun vadeli kazanımlar

1. Yönetim görünürlüğü — şirket sahibi yönetim panelinden hangi proje karda hangi proje zarara yakın görüyor
2. Bayi sayısı +%35 — hızlı sipariş onayı bayi ağını çekti
3. İş ortağı sayısı +%40 — hızlı hakkediş ödemesi nedeniyle

Sonuç

Yenilenebilir enerji sektöründe iş süreci proje merkezlidir; satış-montaj-finans birbirine bağlı. Bunları ayrı sistemlerde tutarsanız hem operasyonel maliyet hem iş ortağı sadakati riske girer. Tek bir mimari altında birleştirildiğinde, sektörün doğal hızıyla ölçeklenmek mümkün olur.

Sektörünüzde benzer proje + bayi + hakkediş yapısı varsa, ekibimiz mevcut süreçlerinizdeki "kayıp paraları" gösterir.