Güneş enerjisi panel distribütörü için proje + bayi takibi tek panelde

Müşteri profili

Türkiye'nin yenilenebilir enerji ekipman pazarında kayda değer bir oyuncu olan müşterimiz; güneş paneli, invertör, montaj aksesuarları ve enerji depolama sistemleri ithal edip dağıtıyor. Müşteri portföyü iki katmandan oluşuyor:

• Bayi ağı (toptancı/dağıtıcı): sipariş bazında ürün alıp kendi müşterisine satıyor.
• Montaj iş ortağı: son müşteri projesinde sahada bizzat montaj yapıyor ve her proje için ayrı hakkediş alıyor.

İki katmanın iş süreci birbirinden farklıydı ve eskiden ortak bir Excel dosyasında yönetiliyordu.

Öncesi: proje takibi yok, hakkediş gecikiyor

1. Proje bilgisi 5 ayrı yerde duruyor

Bir güneş enerjisi projesi şu adımlardan geçer: keşif → teklif → sözleşme → ekipman tedariki → montaj → SCADA bağlama → devreye alma → fatura → hakkediş. Her adım ayrı bir kişi, ayrı bir dosya ve ayrı bir tablo üzerinde takip ediliyordu. Bu yüzden "X projesi ne durumda?" sorusuna cevap vermek 30 dakikadan fazla sürüyordu.

2. Hakkediş ödemeleri 3 hafta gecikiyor

Montaj iş ortağı, bir projeyi bitirip hakkediş talep ettiğinde şu belgeler devreye giriyordu:

• Saha denetim formu (montaj kalitesi)
• Devreye alma raporu (ölçüm değerleri)
• Müşteri onay dilekçesi
• Banka virman talimatı

Bu dört belge ayrı ayrı, elle inceleniyordu. Hakkediş ortalama 21 gün sonra ödeniyor, iş ortakları da bu süre boyunca nakit akışı sorunu yaşıyordu.

3. Stok ve sipariş, proje akışından bağımsızdı

Bayi sipariş ekranında "stoğum yetiyor mu?" bilgisi görünmüyordu. Siparişler elle onaylanıyor, stok kontrolü ise ayrı bir Excel dosyasından yapılıyordu. Talebin yükseldiği dönemlerde, özellikle yaz aylarındaki DC kurulum sezonunda bayi siparişi 2-3 gün onay bekliyordu.

4. Garanti ve servis süreci karışık

Panel ve invertör garanti süreçleri 5-25 yıl arasında değişiyor. Bir arıza talebi geldiğinde, hangi seri numarasının hangi projede kullanıldığını bulmak saatler alıyordu.

Çözüm mimarisi

Müşteriye özel olarak tasarlanan Proje + Bayi + Hakkediş entegre mimarisi kuruldu.

Modül 1: Proje merkezi (Project Hub)

Artık her proje için tek bir kayıt tutuluyor. Keşif tarihinden devreye almaya, ekipman seri numaralarından montaj fotoğraflarına kadar tüm veri bu kayıtta toplanıyor. Müşterinin satış, mühendislik, muhasebe ve saha gibi farklı birimlerindeki çalışanlar, aynı projeyi kendi işlerine uygun sekmeler üzerinden görüyor.

Modül 2: Bayi B2B portalı

Bayi giriş yaptığında anlık stok durumunu, açık projelerinin durumunu, açık fatura listesini, sezon kampanyalarını ve sipariş geçmişini bir arada görüyor. Sipariş anında stok ve sevkiyat tarihi otomatik hesaplanıyor.

Modül 3: Montaj iş ortağı paneli + hakkediş workflow

Montaj iş ortağı, saha uygulaması üzerinden:

• Montaj fotoğraflarını yüklüyor
• Devreye alma ölçüm değerlerini giriyor
• Müşteri onay imzasını mobil olarak alıyor

Dört belge, yönetimin önüne tek bir form olarak geliyor. Yönetim onayladığı anda banka virman talimatı otomatik oluşuyor. Bu akışla birlikte hakkediş süresi 4 güne indi.

Modül 4: Seri no + garanti takibi

Her panel ve invertör, seri numarasıyla ilgili projeye eşleştirildi. Bir arıza talebi geldiğinde sistem şu bilgileri otomatik getiriyor:

• Seri numarasının hangi projede kullanıldığı
• Garanti süresi içinde olup olmadığı
• Montajı hangi iş ortağının yaptığı
• Geçmiş arıza ve servis kaydı

Böylece servis ekibinin önceden saatler süren araştırması saniyelere indi.

Sonuç (proje sonrası 12 ay)

| Metrik | Önce | Sonra | |---|---|---| | Aktif proje takibi (paralel) | 30-40 | 100-120 | | Hakkediş ödeme süresi | 21 gün | 4 gün | | Bayi sipariş onay süresi | 2-3 gün | < 4 saat | | "Proje X ne durumda?" cevabı | 30 dakika | < 1 dakika | | Garanti talebi yanıt süresi | 4-8 saat | 5-10 dakika | | İş ortağı memnuniyeti (NPS) | 32 | 68 |

Hakkediş ödemesinin 21 günden 4 güne inmesi, montaj iş ortaklarının nakit akışını rahatlattı. Aynı dönemde iş ortağı sayısı %40 arttı; çünkü ödemenin geç gelmesi artık iş ortakları için caydırıcı olmaktan çıkmıştı. Kapasitenin artmasıyla birlikte müşteriye ulaşılabilen alan da genişledi.

Teknik detaylar

Entegrasyon noktaları

• Mevcut ERP: REST API ile günlük senkronizasyon
• GİB e-Fatura ve e-Arşiv: otomatik UUID
• Banka virman: 3 banka API'siyle otomatik talimat
• SCADA platformu: devreye alma sonrası enerji verisi otomatik
• WhatsApp Business: bayi ve iş ortağına otomatik bildirim

Performans

• 100+ paralel projede panel başına ortalama yanıt 1.2 sn
• Son 12 ayda %99.91 uptime
• Mobil saha uygulaması offline-first çalışıyor; montaj alanında internet yoksa veriler bağlantı gelince senkronize oluyor

Uzun vadeli kazanımlar

1. Yönetim görünürlüğü arttı. Şirket sahibi, yönetim panelinden hangi projenin kârda, hangisinin zarara yakın olduğunu görebiliyor.
2. Bayi sayısı +%35. Hızlı sipariş onayı bayi ağını büyüttü.
3. İş ortağı sayısı +%40. Hakkediş ödemelerinin hızlanması yeni iş ortaklarını çekti.

Sonuç

Yenilenebilir enerji sektöründe iş süreci proje merkezli yürür; satış, montaj ve finans birbirine sıkıca bağlıdır. Bu süreçleri ayrı sistemlerde tutmak hem işgücü maliyetini artırır hem de iş ortağı sadakatini zayıflatır. Tek bir mimari altında birleştirildiğinde ise sektörün doğal hızında büyümek mümkün hâle gelir.

Sektörünüzde benzer bir proje, bayi ve hakkediş yapısı varsa, ekibimiz mevcut süreçlerinizde nerede para kaybedildiğini sizinle birlikte ortaya koyar.