Lastik bayi yazılımı: sezon stoku, depo ve tahsilat yönetimi

Ekim ayının ilk soğuk haftasında telefonlar susmuyor: her bayi aynı anda kış lastiği istiyor, hangi depoda hangi ebattan kaç adet kaldığını kimse net bilmiyor, muhasebe ekibi bir yandan sipariş girerken bir yandan vadesi geçen bakiyeleri kovalıyor. Nisan geldiğinde aynı film yaz lastiğiyle tekrar oynuyor. Lastik bayi ağı yöneten distribütör ve bölge müdürlüklerinin yılda iki kez yaşadığı bu pik, çoğu sektörün hiç tanımadığı bir operasyon yüküdür. Bu rehberde sezon stoku, bölge depoları ve bayi tahsilatını lastik bayi yazılımı ile tek sistemde yönetmenin pratik karşılığını ele alıyoruz.

Kış-yaz pikinin operasyona etkisi

Lastik satışı yıla eşit dağılmaz. Kış lastiği zorunluluğunun başladığı haftalar ile bahar geçişi, sipariş trafiğini kısa sürede katlar. Bu pikin operasyona yansıması üç noktada birikir:

• Sipariş alma kapasitesi: Telefonla sipariş alan ekip, normal dönemde yeterli olsa bile pik haftalarda darboğaza dönüşür. Bekleyen bayi başka tedarikçiyi arar.
• Stok bilgisinin güncelliği: Stok saatler içinde eridiği için sabah verilen bilgi öğleden sonra geçersiz kalır. Olmayan ürüne alınan sipariş, iptal ve itiraz üretir.
• Veri giriş yığılması: Telefonda alınan siparişlerin ERP'ye elle girilmesi pik dönemde gece mesailerine taşar; girilen her kayıt hata riskini büyütür.

Kurulum projelerinde sık gördüğümüz tablo şu: pik dönemin asıl yükünü sipariş hacminden çok, siparişin elle taşınması üretiyor. Bayiler siparişlerini bir bayi portalı üzerinden kendileri açtığında, aynı hacim çok daha küçük bir ekiple ve daha az hatayla yönetilebiliyor.

Ebat, desen ve endeks: varyant yönetimi

Lastikte ürün tanımı tek bir koddan ibaret değildir. Aynı desenin 205/55 R16 91V ile 225/45 R17 94W versiyonları ayrı stok kalemleridir; mevsim, marka, desen, ebat, hız endeksi ve yük endeksi birleşince katalog binlerce varyanta ulaşır. Bu yapı, genel amaçlı bir sipariş ekranını hızla kullanışsız hale getirir.

Lastik bayi yazılımında katalogun karşılaması gereken asgari ihtiyaçlar şunlardır:

| İhtiyaç | Pratik karşılığı | |---|---| | Ebat bazlı arama | Bayi 205/55 R16 yazarak tüm uygun desenleri listeler | | Mevsim ve desen filtresi | Kış, yaz, dört mevsim ve desen ailesi ayrımı | | Endeks görünürlüğü | Hız ve yük endeksi ürün satırında, sipariş hatasını önler | | Varyant bazlı stok | Her ebat-desen kombinasyonu ayrı stok kalemi olarak izlenir | | Bayiye özel fiyat | Fiyat ve iskonto bayi grubuna göre farklılaşır |

Deneyimimizde bayilerin portala alışma hızını en çok etkileyen unsur bu arama deneyimidir. Aradığı ebadı üç saniyede bulan bayi telefona dönmez; bulamayan bayi ilk haftada portalı bırakır. Bayi tarafındaki sipariş akışının ayrıntılarını bayi sipariş sistemi rehberinde ayrıca anlattık.

Bölge depoları ve sezon öncesi yığınak

Sezon pikine hazırlık, pik başlamadan haftalar önce depolarda kurulur. Distribütörler kış stokunu bölge depolarına önceden yığar; amaç, talep patladığında ürünün bayiye en yakın noktadan ve en kısa sürede çıkmasıdır. Bu kurgunun yazılım tarafında karşılanması gereken ihtiyaçları:

• Depo bazlı stok görünürlüğü: Bayi, kendisine hizmet veren bölge deposunun güncel stokunu görür; isterseniz diğer depolar temin süresiyle birlikte listelenir.
• Depo bazlı sipariş yönlendirme: Sipariş, bayinin bağlı olduğu depoya otomatik düşer; merkez ekip yalnızca istisnaları yönetir.
• Yığınak takibi: Sezon öncesi hangi depoya hangi ebattan ne kadar konulduğu ve eriyiş hızı raporlanır; geç eriyen stok başka bölgeye kaydırılır.
• Sezon sonu görünürlüğü: Elde kalan kış stoku ebat bazında raporlanır; ertesi sezonun yığınak planına girdi olur.

Bu görünürlük olmadan sezon planı tahmine dayanır: bir bölgede ürün biterken diğerinde elde kalır. Depo bazlı veri, ikinci sezonda yığınak planının ölçülebilir biçimde isabetli kurulmasını sağlar.

Sipariş anında limit ve risk kontrolü

Pik dönemin görünmeyen riski tahsilat tarafında birikir: herkes mal isterken limiti dolmuş veya vadesi geçmiş bayiye açılan her sipariş, sezonun karını riske atar. Telefon trafiği içinde bu kontrolü insanın yapması pratikte mümkün değildir.

Portal düzeninde kontrol sipariş anında ve istisnasız çalışır:

• Bayinin açık bakiyesi ve kredi limiti sepet onayında kontrol edilir; limiti aşan sipariş engellenir veya onaya düşer.
• Vadesi geçmiş borcu olan bayinin siparişi otomatik beklemeye alınır; satış yöneticisi tabloyu görüp karar verir.
• Minimum sipariş tutarı ve adet katı kuralları sepette uygulanır.

Böylece risk yönetimi kişilerin dikkatinden çıkıp kurala bağlanır. Cari risk takibinin nasıl kurgulandığını cari hesap takip programı sayfasında ayrıntılı bulabilirsiniz.

Bayi tahsilatı: sanal POS ve cari otomasyonu

Sezonda satılan lastiğin bedelini toplamak, satmak kadar emek ister. Yüzlerce bayiden dekont toplamak, banka hareketlerini cari kayıtlarla elle eşleştirmek ve ay sonu mutabakatını kovalamak, muhasebe ekibinin en büyük kalemi haline gelir.

Sanal POS entegrasyonlu online tahsilat kurgusu bu döngüyü kısaltır:

• Bayi, portalda cari ekstresini ve açık bakiyesini görür.
• Kredi kartıyla anında ödeme yapar; banka tarafında taksit ve komisyon kurgusu işletmenin anlaşmasına göre tanımlanır.
• Ödeme, cari hesaba otomatik işlenir; elle mutabakat ihtiyacı büyük ölçüde ortadan kalkar.
• Vadesi yaklaşan bakiyeler için bayiye otomatik hatırlatma gider.

Bu kurgunun sahadaki karşılığı ölçülebilir: 600'den fazla bayisi olan küresel bir lastik markasıyla yürüttüğümüz projede, tahsilatın portala taşınması ve cari otomasyonuyla muhasebe ekibinin manuel iş yükü yüzde 70 azaldı. Projenin kurgusunu ve adımlarını vaka çalışmasında ayrıntılı anlattık. Tahsilat tarafını ayrı bir çözüm olarak derinleştirmek isterseniz Tahsilet sayfasına göz atabilirsiniz.

Sezon raporları: hangi bayi, hangi ebat, hangi bölge?

Telefon ve Excel düzeninde sezon kapanınca elde kalan tek veri ciro toplamıdır. Portal düzeninde ise sezonun röntgeni çekilir:

• Bayi bazında sezon cirosu, sipariş sıklığı ve ortalama sepet
• Ebat ve desen bazında eriyiş hızı, bölgelere göre kırılım
• Depo bazında yığınak isabeti ve elde kalan stok
• Tahsilat performansı: vadesinde ödeyen ve geciktiren bayiler

Bu raporlar bir sonraki sezonun üç kritik kararını veriye bağlar: hangi ebattan ne kadar yığınak yapılacağı, hangi bayinin limitinin artırılacağı ve hangi bölgeye satış baskısı kurulacağı.

Geçiş nasıl planlanır?

Sezonluk çalışan bir ağda geçiş zamanlaması önemlidir. Kurulum projelerinde işleyen sıra genellikle şöyledir:

1. Keşif: Mevcut ERP, depo yapısı ve bayi segmentleri incelenir; entegrasyon kurgusu netleştirilir.
2. Sakin dönemde kurulum: Katalog, fiyat listeleri ve cari bakiyeler sezon dışında aktarılır; ERP senkronu test edilir.
3. Pilot bayi grubu: Sınırlı bir bayi grubuyla canlı kullanım başlar; arama deneyimi ve sipariş akışı geri bildirimle düzeltilir.
4. Sezon öncesi yaygınlaştırma: Tüm ağ pik başlamadan portala alınır; ilk haftalarda telefon desteği açık tutulur.

ERP ve muhasebe entegrasyon seçeneklerinin tamamını entegrasyonlar sayfasında listeledik.

Sonraki adım

Lastik sektörüne özel katalog, depo ve tahsilat kurgusunun ayrıntılarını lastik bayi yazılımı sayfasında anlatıyoruz; altyapının genelini merak ediyorsanız B2B platformu sayfası iyi bir başlangıç. Sistemin kendi ebat listeniz, depo yapınız ve bayi ağınızla nasıl çalışacağını görmek için demo talep edin; keşif görüşmesinde sezon takviminizi birlikte inceleyip kuruluma uygun zamanlamayı netleştirelim.