Bayi portalı açmadan önce hazırlanması gereken 7 veri seti

Bayi portalı projelerinde takvimi belirleyen şey çoğu zaman yazılımın kendisinden çok verinin hazırlık durumudur. Portal, ERP'deki ürün, fiyat ve cari verisinin üzerine kurulur; bu veri dağınıksa açılış gecikir, eksik veriyle açılan bayi portalı ise daha ilk haftada bayilerde güven kaybına yol açar. Kurulum projelerinde sık gördüğümüz tablo şu: yazılım tarafı planlanan sürede biter, veri tarafı haftalarca sarkar. Bu rehberde portala geçmeden önce hazırlamanız gereken yedi veri setini; nedenini, dikkat noktalarını ve hazırlığı kimin üstleneceğini ele alıyoruz.

1. Temiz ürün kataloğu ve kodlama

Katalog portalın vitrinidir. ERP'de yıllar içinde biriken mükerrer kodlar, pasif ürünler ve tutarsız adlandırmalar olduğu gibi portala taşınırsa aynı karmaşa bu kez bayinin ekranında görünür. Bayi aynı ürünü iki farklı kodla görür, hangisini sepete ekleyeceğini bilemez ve telefona geri döner.

Dikkat edilecekler:

• Mükerrer kayıtlar: Aynı ürünün birden fazla kodla açılmış kayıtları birleştirilmeli veya pasife alınmalı.
• Pasif ürünler: Satışı bitmiş ürünler portala hiç taşınmamalı.
• Ad standardı: Marka, model ve özellik sırası tüm üründe aynı düzende yazılmalı; bayi arama yaparken bu standarda güvenecek.
• Kategori ağacı: Bayinin gezineceği kategori yapısı en fazla iki üç seviye olacak şekilde sadeleştirilmeli.
• Birim ve katlar: Adet, koli, palet tanımları ve sipariş katları her üründe net olmalı.

Kim hazırlar: Ürün yönetimi veya satın alma ekibi, ERP'yi iyi bilen bir çalışanla birlikte. Proje ekibi temizlik için şablon ve mükerrer kayıt listesi sağlayarak işi hızlandırabilir.

2. Ürün görselleri

Bayi ürünü çoğu zaman koddan önce görselden tanır. Görselsiz bir katalogda bayi emin olamaz, yanlış ürün siparişi artar veya bayi teyit için telefona döner; portalın telefon trafiğini azaltma hedefi daha ilk adımda zayıflar.

Dikkat edilecekler:

• Her ürüne en az bir görsel hedeflenmeli; eksikler en çok satan ürünlerden başlanarak kapatılmalı.
• Dosya adları ürün koduyla eşleşmeli; toplu yükleme ancak bu eşleşmeyle mümkün olur.
• Çözünürlük ve oran standardı belirlenmeli; kare format ve beyaz fon liste görünümünde en derli toplu sonucu verir.
• Tedarikçi veya marka görselleri kullanılacaksa kullanım izni önceden netleştirilmeli.

Kim hazırlar: Pazarlama ekibi toplar ve standardı uygular; tedarikçilerden görsel istemek için satın alma devreye girer.

3. Bayi ve cari kartları, açılış bakiyeleri

Portala kimin gireceği, hangi fiyatı ve hangi bakiyeyi göreceği cari karttan beslenir. Yanlış eşleşen bir cari kart bayiye başka birinin bakiyesini gösterebilir; bu tür bir hata portala duyulan güveni açılış haftasında zedeler ve telafisi uzun sürer.

Dikkat edilecekler:

• Aktif bayi listesi çıkarılmalı; çalışması bitmiş bayiler ayıklanmalı, mükerrer cari kartlar birleştirilmeli.
• Her bayi için güncel e-posta, telefon ve yetkili kişi bilgisi toplanmalı; portal davetleri bu bilgiyle gönderilecek.
• Her bayi bir bayi grubuna atanmalı; fiyat ve kampanya kuralları bu gruplar üzerinden çalışacak.
• Açılış bakiyeleri muhasebeyle mutabık olmalı; portal bakiyeyi ERP'den okuyacağı için ERP'deki hata portalda da görünür.

Cari taraf düzenli kurulduğunda portalın ekstre ve bakiye ekranları cari hesap takibinin bayiye açılan penceresi haline gelir.

Kim hazırlar: Muhasebe ve satış birlikte. Bakiye mutabakatı muhasebenin, iletişim bilgileri ve grup ataması satışın işidir.

4. Fiyat listeleri ve iskonto kuralları

Bayiye özel fiyat, portalın temel vaadidir. Bu vaadin çalışması için sahada elden dolaşan listelerin ve sözlü verilen iskontoların yazılı kurala dönüşmesi gerekir. Kurulum projelerinde sık ortaya çıkan durum şudur: fiyat listesi sayısı sanılandan fazladır ve hangi bayinin hangi listede olduğu tam olarak yazılı kayıtta durmaz.

Dikkat edilecekler:

• Kaç fiyat listesi olduğu ve her listenin hangi bayi grubuna bağlandığı netleşmeli.
• Sözlü verilmiş özel iskontolar tek tek yazıya dökülmeli; portal yalnızca tanımlı kuralı uygular.
• KDV dahil ve hariç gösterim kararı baştan verilmeli.
• Döviz bazlı çalışan ürün gruplarında para birimi ve kur kaynağı belirlenmeli.

Kim hazırlar: Satış yönetimi kuralları belirler, ERP sorumlusu listeleri sistemden çıkarır ve şablona işler.

5. Limit, vade ve risk parametreleri

Portalın sipariş anında limit ve vade kontrolü yapabilmesi için kuralların sayısal ve net tanımlanması gerekir. Muğlak kural sistemde tanımlanamaz; tanımlanmayan kural da kontrol edilemez. Telefon düzeninde kişiye kalmış risk kararları portalda herkese aynı şekilde uygulanan kurallara dönüşür.

Dikkat edilecekler:

• Bayi bazında kredi limitleri güncellenmiş olmalı; yıllar önce girilmiş limitler bugünün ciro tablosuyla uyumsuz kalabilir.
• Vadesi geçmiş bakiyesi olan bayide davranış seçilmeli: sipariş engellensin mi, onaya mı düşsün, yalnızca uyarı mı versin?
• Limit aşımında kimin onay vereceği ve onay zincirinin kaç adım olacağı belirlenmeli.
• İstisna bayiler varsa gerekçesiyle birlikte listelenmeli.

Bu kurguyu disiplinli kuran işletmelerde sonuç ölçülebilir hale geliyor: 600'den fazla bayisiyle sipariş ve tahsilat süreçlerini portala taşıyan bir lastik markası, muhasebe ekibinin manuel iş yükünde yüzde 70 azalma ölçtü. Ayrıntılar vaka çalışmasında yer alıyor.

Kim hazırlar: Finans ve muhasebe yönetimi kuralları belirler; istisnalar için genel müdür veya satış direktörü onayı alınır.

6. Kampanya kurguları

Portal açılışı, bayileri yeni kanala çekmek için doğal bir fırsattır ve açılışa özel bir kampanya geçişi hızlandırır. Ancak kampanyaların portalda çalışabilmesi için kurgularının lansman öncesinde netleşmesi ve yazılımın desteklediği mekanizmalarla eşleşmesi gerekir.

Dikkat edilecekler:

• Yürürlükteki kampanyaların envanteri çıkarılmalı: hangi kampanya hangi ürünlerde, hangi bayi grubunda, hangi tarihe kadar geçerli?
• Kampanya mekanikleri tanımlanmalı: miktar bazlı hediye, sepet tutarına iskonto, ciro primi gibi kurguların her biri farklı kurulum ister.
• Aynı sepette iki kampanyanın birleşip birleşemeyeceği baştan kararlaştırılmalı; belirsizlik fiyat itirazı üretir.
• Açılışa özel kampanya planlanacaksa süresi ve kapsamı önceden belirlenmeli.

Kim hazırlar: Satış ve pazarlama birlikte; bütçe etkisi olan kurgular için finansın görüşü alınır.

7. ERP eşleme tablosu

Eşleme tablosu, portal ile ERP arasındaki senkronizasyonun sözlüğüdür: hangi alan nereden okunur, hangi kayıt nereye yazılır. Bu tablo eksik kaldığında entegrasyon test aşamasında tıkanır ve proje en kritik döneminde durur. Entegrasyonun teknik kapsamını entegrasyonlar sayfasında ayrıca anlatıyoruz.

Dikkat edilecekler:

• Ürün kodları portal ve ERP arasında birebir eşleşmeli; tek harflik fark senkronu kırar.
• Depo ve şube eşleşmesi yapılmalı: portaldaki stok hangi depodan okunacak, sipariş hangi şubeye yazılacak?
• Ödeme tipleri eşlenmeli: portalda yapılan kart ödemesi ERP'de hangi kasa veya banka hesabına işlenecek?
• KDV oranları ve sipariş tipi kodları iki sistemde aynı karşılığa bağlanmalı.
• Hangi verinin hangi sıklıkla senkronlanacağı yazılmalı: stok ve bakiye sık, katalog daha seyrek güncellenebilir.

Kim hazırlar: İşletmenin ERP sorumlusu ile portal proje ekibi ortak hazırlar; ödeme ve fatura eşleşmelerinde mali müşavirin görüşünü almak ileride düzeltme yükünü azaltır.

Hazırlığı takvime bağlayın

Bu yedi setin hazırlığı, yazılım kurulumunu beklemek zorunda olmayan bir iştir; portal kararı verildiği gün başlayabilir. Deneyimimizde en uzun süren kalem katalog temizliği olduğu için işe oradan başlamak takvimi rahatlatır. Hazırlıksız açılışın nelere mal olduğunu bayi yönetim sistemi kurarken yapılan hatalar yazısında ayrıca ele almıştık.

Portalın modüllerini ve kurulum sürecini bayi portalı sayfasında, sipariş ve tahsilatın ötesine geçen yapıyı ise B2B platformu sayfasında bulabilirsiniz. Veri hazırlığına nereden başlayacağınızı netleştirmek isterseniz demo talep edin; keşif görüşmesinde hazırlık şablonlarını paylaşıp mevcut verinizin durumunu değerlendirelim.